Urbanismo

Nº 4/2017.ACCESO A EXPEDIENTES FINALIZADOS Y ARCHIVADOS:Procedimiento y puntos de acceso a los expedientes archivados(Información no sujeta a publicidad activa,en Servicios Gestores o en Archivo Central, referidos a materias urbanísticas.

Por Decreto de Alcaldía de 15 de abril de 2016 se aprueba la Instrucción sobre el procedimiento de acceso a la información pública publica y a los expedientes en trámite del Ayuntamiento de Zaragoza.

La normativa aplicable al procedimiento está formada por la Constitución Española (art. 20 y 105), Ley 7/1985, de 2 de abril, Reguladora de las Bases del Régimen Local (art. 18, 69 y 70, la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas (art. 4 y 83), la Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno (LTBG), la Ley de Aragón 8/2015, de 25 de marzo, de transparencia de la actividad pública y participación ciudadana, la Ley 37/2007, de 16 de noviembre, sobre reutilización de la información del sector público, la Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español (LPHE), la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal, Real Decreto 2568/1986, de 28 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento de Organización, Funcionamiento y Régimen Jurídico de las Entidades Locales (art. 220), la Ordenanza de administración electrónica (art. 3, 28, 60 y 61) y la Ordenanza de transparencia y libre acceso a la información (art. 9 a 11 y 30 a 35) y la normativa sectorial en relación a la información pública.

El procedimiento contenido en la Instrucción de 15 de abril de 2016 es de aplicación tanto a las solicitudes de acceso a la información pública, entendida esta como "...toda aquella que obre en poder [del Ayuntamiento] y que haya sido elaborada o adquirida en el ejercicio de sus funciones..." (art. 6 OTLAI), definición que incluye el patrimonio documental, como a las solicitudes de acceso a los expedientes en trámite, que se considera deben integrarse en este mismo procedimiento por razones de simplificación y economía procedimental, incluyendo los expedientes en soporte papel y en soporte electrónico.
Al objeto de que la puesta en acción del procedimiento de acceso a la información pública se realice de forma adecuada es preciso tener en cuenta que, según lo dispuesto en la Ordenanza de transparencia y libre acceso a la información (OTLAI), el procedimiento se aplica de forma diferenciada a los siguientes tipos de información:
- Información sujeta a publicidad activa
- Información no sujeta a publicidad activa:
- Expedientes en trámite
En el segundo de los supuestos, objeto de la presente Instrucción, el solicitante no debe alegar ningún motivo ni acreditar un interés específico para ejercitar su derecho de acceso.
Los expedientes finalizados se incluyen en esta categoría.
Con el fin de dotar de una mayor agilidad en la respuesta atendiendo a las diversas situaciones de los ciudadanos y profesionales se articulan dos vías y espacios diferentes a través de:
- unidad de atención directa a expedientes archivados
- servicio gestor del procedimiento
Resulta de especial importancia para lograr el objetivo anterior contar con los elementos identificativos de la solicitud (numero de expediente especialmente, localización, titular, …), debiendo el personal de los servicios urbanísticos, a través de las diversas búsquedas generales y especiales disponibles en el conjunto de herramientas informáticas corporativas, llevar a cabo la información y asistencia al ciudadano y profesional para lograr la puesta a disposición de la documentación solicitada por el medio más rápido y eficiente.
La Instrucción de 15 de abril de 2016 desarrolla apartados referidos a solicitud, operaciones previas, acceso y puesta a disposición de expedientes:
* La solicitud podrá presentarse por los siguientes medios:
- Presencialmente en los servicios municipales, mediante impresos específicos.
- A través del formulario para la solicitud de acceso a la información disponible en la sede electrónica o de los canales de atención ciudadana y cita previa, derivando la solicitud a la unidad o servicio gestor competente.
- Mediante escrito presentado en cualquiera de los registros municipales, que derivarán la solicitud a la unidad o servicio gestor competente, iniciándose el procedimiento.
* Gestión de la solicitud
Recibida la solicitud, por los diversos Servicios del Área, a los que se haya asignado la misma, se procederá a gestionarla mediante las diversas aplicaciones y herramientas informáticas disponibles (SEA, CAPAZ, Bases de Datos Locales, Registros de Licencias, tramit@, etc), con el fin de dar acceso a dicha información.
Con carácter general se valorarán previamente las posibles causas de inadmisión previstas en el art. 31.1 de la OTLAI y, en caso de concurrir alguna de ellas, se denegará la solicitud mediante resolución motivada, que será notificada al solicitante, finalizando el procedimiento.
* Acceso y puesta a disposición de expedientes archivados
a) Se dará acceso al expediente al solicitante.
Se valorará si el solicitante puede ser considerado como interesado según lo establecido en el artículo 4.1.b) y c) y 4.2 de la Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, de no ser así se denegará el acceso mediante resolución motivada, que se notificará al solicitante.

b) Si se estima la solicitud de acceso se valorará si resulta de aplicación alguna de las limitaciones al acceso, según lo establecido en los artículos diez y once de la Instrucción de 15 de abril de 2016 sobre procedimiento de acceso y normativa de referencia.
c) La puesta a disposición de los solicitantes se hará mediante exhibición de la información por dos vías y espacios:
1) por la unidad de atención directa a expedientes archivados, en soporte papel, sita en planta sótano, edificio Seminario, junto al Archivo Central, en los casos en que se haya identificado inequívocamente el expediente (numero o datos que lo singularicen), haciendo constar en la solicitud, no siendo necesaria para el solicitante otro tipo de información y atención, salvo copias, en su caso,
2) por el servicio gestor del procedimiento, citando al solicitante para la comparecencia, a través de las unidades administrativas de asuntos generales, archivos y registros o las que se habilite al efecto, que mostrarán el expediente o los documentos, en soporte papel o electrónico.
d) La información y asistencia requerida mediante otras unidades técnicas o jurídicas, en los casos del anterior apartado 2, se prestará según lo previsto en Instrucción 5/2016 , de 14 de julio de 2016 del Coordinador General del Área.
e) Con carácter general se permitirá la realización y entrega de copias por parte de los servicios y unidades que lleven a cabo la puesta a disposición. En este caso, así como cuando se solicite una determinada transformación de la información para su entrega, se aplicará la ordenanza fiscal correspondiente, debiéndose realizar la emisión del recibo y el pago de la tarifa.
f) Se dejará constancia del acceso en el propio expediente o en las aplicaciones habilitadas al efecto y, en su caso, de la emisión de copias.
La presente Instrucción se dicta en aplicación de lo dispuesto en el art. 6 de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público.
La competencia para dictar las resoluciones en materia de acceso a la información pública y acceso a los expedientes en tramitación corresponde, por delegación del Alcalde, entre otros, a los Coordinadores Generales en los ámbitos materiales propios de cada Área
Atendiendo a todo lo anterior, en uso de las facultades contempladas en el art. 13, U y W del Reglamento de Gerencia Municipal de Urbanismo, y la delegación contemplada en el Decreto de Alcaldía de 15 de abril de 2016, el Coordinador General del Área y Gerente de Urbanismo aprueba la siguiente Instrucción:

PRIMERO.- Fijar el acceso y puesta a disposición de las solicitudes de acceso a expedientes archivados y finalizados, en soporte papel o electrónico, tras la gestión de las mismas, con efectos a partir del 1 de junio de 2017, en:
- la unidad de atención directa a expedientes archivados, en soporte papel, sita en planta sótano, edificio Seminario, en los casos en que se haya identificado inequívocamente el/los expedientes (numero o datos que lo singularicen), haciéndolo constar en la solicitud, no siendo necesaria otro tipo de información y atención, salvo copias, en su caso
- en los Servicios gestores de los procedimientos, a través de las unidades administrativas de asuntos generales, archivos y registros o las que se habilite al efecto.
SEGUNDO.- La información y asistencia requerida mediante otras unidades técnicas o jurídicas, en los casos del apartado anterior, se prestará según lo previsto en Instrucción 5/2016, de 14 de julio de 2016 del Coordinador General del Área, dejando constancia de dicho acto y en su caso de las copias facilitadas.
TERCERO.- Habilitar al efecto espacios para el acceso y consulta de los expedientes a través de los puestos fijados por la unidad de atención directa a expedientes archivados y por cada Servicio gestor, de forma especializada a los expedientes electrónicas en aplicación tramit@, utilizando los sistemas de gestión de cita previa oportunos para lograr una atención mas eficaz, eficiente y satisfactoria para el usuario.
CUARTO.- Dar traslado a las Direcciones de Servicio y Jefaturas de Departamento y Servicio del Área de Urbanismo y Sostenibilidad para su conocimiento, ejecución y seguimiento de resultados y a la sede electrónica municipal para su difusión entre los Colegios profesionales, asociaciones e interesados.

COORDINADOR DEL AREA DE URBANISMO Y SOTENIBILIDAD

s/n 4/2017

12/05/2017