¿Qué es?
La Comisión calificadora de documentos administrativos forma parte de un sistema para determinar el valor de la documentación que el Ayuntamiento produce y el uso que se le va a dar en el futuro.
La Comisión calificadora de documentos administrativos forma parte de un sistema para determinar el valor de la documentación que el Ayuntamiento produce y el uso que se le va a dar en el futuro.
El objetivo final es controlar el ciclo vital de los documentos producidos por la administración municipal, desde el momento de su creación hasta su desaparición o conservación definitiva.
Todo ello para cumplir con la obligación que tiene la administración (como poseedora de patrimonio documental y por su propia organización) de recoger, conservar, organizar y poner al servicio de los ciudadanos y de la administración la documentación tanto generada como recibida.
Esta Comisión es un órgano de apoyo formado por expertos municipales y de otros ámbitos a partir de la identificación y el estudio de series realizado por el Archivo Municipal, la CCDA acuerda los plazos de transferencia y eliminación (si los hubiere) y las codiciones de acceso. Los acuerdos son llevados a resolución de la M.I. Alcaldía-Presidencia.
Composición
- Presidente: El Ilmo. Alcalde-Presidente o, en su nombre, Concejal Delegado del Servicio del cual dependa el Archivo Municipal.
- Vicepresidente: el Archivero municipal
- Secretario: el Secretario General del Ayuntamiento de Zaragoza
-
Vocales:
- El Jefe del Servicio de Modernización y Desarrollo Organizativo o servicio del que dependa el Archivo Municipal.
- El Interventor General del Ayuntamiento de Zaragoza o persona en quien delegue.
- Un representante del Archivo Central del Gobierno de Aragón designado por la Diputación General de Aragón.
- Un experto en historia contemporánea designado por la Universidad de Zaragoza.
- Un técnico del Archivo Municipal.
A las reuniones de la Comisión Calificadora de Documentos Administrativos asistirán los jefes de las distintas dependencias municipales cuya documentación vaya a ser analizada.
Funciones de la comisión calificadora de documentos administrativos
- Identificar, analizar y valorar las series documentales, con la finalidad de determinar el valor administrativo, jurídico, informativo e histórico.
- Proponer los plazos y condiciones de transferencias entre los diferentes archivos del Sistema Municipal de Archivos
- Proponer los plazos y condiciones de expurgo de aquella documentación que no sea de conservación permanente, así como del muestreo que en su caso se realice, mediante la elaboración de calendarios de conservación
- Proponer los plazos y condiciones para el acceso y utilización de la documentación
- Formular las recomendaciones que estime oportunas para la correcta aplicación de los acuerdos y para asegurar la colaboración de las unidades administrativas.
- Proponer las medidas de actuación que estime oportunas para atender las situaciones especiales relacionadas con el patrimonio documental, especialmente aquéllas que impliquen riesgo para el mismo.
- Evaluar la puesta en práctica de los acuerdos adoptados por los órganos municipales en relación con las transferencias, selección y acceso de las series documentales.
- Colaborar en el diseño y aplicación de los circuitos y procedimientos municipales que generan documentación, con el fin de determinar la utilización futura de la misma.
- Elaborar los informes relacionados con su ámbito competencial que le sean solicitados por los órganos municipales.